Als dit probleem speelt? Dan kunnen wij hier meestal vrij weinig aan doen, of inzicht krijgen waarom dit het geval is.
We monitoren 24/7 of we ergens op de bekende en veel vertrouwde DNSBLs (blacklists) staan, zoals spamhaus e.d. Maar iedere "ontvangende" E-mail provider gebruikt zelf zijn eigen systemen voor spam-filtering. Waar wij verder ook geen inzage in hebben. Onderzoek naar een probleem als dit, zal dus bij de ontvanger gedaan moeten worden en kan niet bij ons. Tenzij je echte NDR's (bounces) op je E-mail terug krijgt.
Hieronder geven we wel wat tips als dit gebeurt:
Vraag de ontvanger om jouw adres in hun "adresboek" te zetten.
Veel (vooral webmail) providers zoals hotmail, gmail, etc kijken voor hun spamfiltering of een verzender wel of niet bekend is bij hun ontvanger. Gewoonweg degene met wie je mailt jouw adres in hun online adresboek laten zetten, zal vaak al helpen met dit probleem.
Zorg ervoor dat je onze SMTP server gebruikt.
Dus uit mailen via onze webmail, of via smtp.dds.nl in mail clients zoals thuderbird of outlook. Dus niet de SMTP server van je "access provider" zoals KPN, Ziggo, etc. Via externe SMTP mail servers "mag" je niet zomaar uit mailen, met @dds.nl of met je @eigendomein, als adres - als je geen correcte SPF configuratie hebt ingesteld.
Kijk of je SPF Records wel correct zijn ingesteld.
Alle bij ons gehoste en vastgelegde domeinen hebben standaard al een correct SPF record. Mocht je toch een externe mailserver willen gebruiken? Dan moet je het SPF TXT record aanvullen (met gegevens van externe mail dienst) via accountbeheer > domein > geavanceerd DNS beheer. Zie ook dit artikel.
Domein elders vastgelegd, maar toch onze (a)SMTP servers of webmail willen gebruiken voor versturen? Voeg dan een include:spf.dds.nl toe aan je SPF record bij je externe DNS provider.
Verstuur geen "bulk" E-mail via onze mailservers.
Onze uitgaande E-mail (SMTP) dienst is niet bedoeld of ingericht, voor het versturen van grotere volumes aan E-mail. Zoals 'nieuwsbrieven; e.d. Hiervoor kan je het beste andere diensten gebruiken. Als je in bulk mail uitstuurt, via onze E-mail dienstverlening, die hier nooit voor ingericht (of bedoeld) is, dan ook meer kans om in de spamfilters terecht te komen met je adres. Zie ook dit support artikel hierover.
Laat de ontvanger kijken naar de E-mail headers van jouw als "spam" gemarkeerde bericht..
Komt jouw e-mail ergens telkens in de spambox terecht? Dan is het de vraag waarom... Dit kan de ontvanger meestal achterhalen, door te kijken naar de "headers" (broncode) van de E-mail die je hebt gestuurd. Mocht je hier wat informatie uit krijgen? Dan kunnen -en willen- we altijd wel even met je meekijken. Mits we de volledige headers van de mail in kwestie krijgen.
Pas op met "links" in je E-mail.
Als je in (bijvoorbeeld je signature) een link maakt naar bijvoorbeeld een eigen website? Dan kan dit bij ontvangende systemen nog wel eens tot een onbedoelde spam vlag resulteren.
Heb je nog vragen?
Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel? Neem gerust even contact op met helpdesk@dds.nl